Gestion des risques pour les organismes publics : camps de jour et programmes d’été

Les directives suivantes soulignent les principaux points à considérer lors de l’élaboration et de la mise en œuvre d’un plan de gestion des risques pour les camps de jour et les programmes d’été. Ce document ne doit pas être considéré comme une liste exhaustive et doit être utilisé conjointement avec vos politiques et procédures internes, ainsi qu’en conformité avec les lois et règlements locaux.

Volunteering, people and ecology concept. Group of volunteers embracing in park, back view, copy space

Il est essentiel de gérer les risques de sécurité publique lors de la planification et de l’offre de camps de jour et de camps de vacances. Il y a un éventail de risques dont il faut tenir compte selon les types d’activités offertes, l’âge des participants et d’autres facteurs liés à l’hébergement et au transport. Heureusement, bon nombre de ces risques peuvent être palliés par la mise en œuvre d’un plan complet de gestion des risques pour assurer la sécurité des participants, du personnel et des bénévoles au camp. De plus, la gestion de ces risques peut vous aider à respecter les exigences légales de l’exploitation de camps de jour et de programmes d’été dans certaines juridictions.

Les directives suivantes soulignent les principaux points à considérer lors de l’élaboration et de la mise en œuvre d’un plan de gestion des risques pour les camps de jour et les programmes d’été. Ce document ne doit pas être considéré comme une liste exhaustive et doit être utilisé conjointement avec vos politiques et procédures internes, ainsi qu’en conformité avec les lois et règlements locaux.

Ententes et renonciations

Les exploitants doivent informer les participants et leurs parents/tuteurs légaux des activités que le camp prévoit, ainsi que des risques respectifs associés à la participation à ces activités. Ces renseignements doivent être contenus dans les formulaires d’entente et de renonciation qui sont souvent inclus dans la trousse d’inscription. Les exploitants doivent expliquer en détail chaque activité, le degré de supervision, ce à quoi le participant peut s’attendre et ce dont l’exploitant sera ou ne sera pas responsable pendant l’activité. Les ententes et les renonciations doivent inclure ce qui suit :

  • Les activités spécifiques qui seront offertes au camp
  • La supervision de chaque activité
  • Les rôles et responsabilités du personnel et des bénévoles pendant chaque activité
  • Les rôles et responsabilités des participants pendant chaque activité
  • Les conséquences si les participants ne remplissent pas leurs rôles et leurs responsabilités
  • L’équipement que les participants doivent apporter pour chaque activité (par exemple, des gants de baseball)
  • Les risques associés à la participation à chaque activité
  • La possibilité pour les participants de prendre part ou non à chaque activité

Les ententes et les renonciations doivent être signées et conservées au dossier avant toute participation à une activité ou au camp.

Personnel et supervision

Les exploitants doivent tenir compte des exigences, des rôles et des responsabilités de leurs superviseurs, de leur personnel et de leurs bénévoles. Il est important de déterminer ces éléments ainsi que la façon dont le personnel et les bénévoles seront évalués, afin de pouvoir clairement le leur communiquer. Veuillez consulter les lois et règlements de votre région pour définir votre structure de personnel et les exigences en matière de certification.

  • Définissez la structure de votre personnel. Envisagez de concevoir un organigramme décrivant tous les rôles que vous prévoyez combler et leur hiérarchie afin de vous aider à prévenir les lacunes en matière de supervision et de personnel.
  • Créez des normes relatives au personnel et des descriptions de rôles qui décrivent les qualifications minimales requises pour travailler ou faire du bénévolat dans le camp. Les exploitants doivent aborder les points suivants pour chaque poste :
    • Âge minimum, compétences et expérience nécessaires pour remplir les rôles et les responsabilités
    • Certification et formation minimale en premiers soins, comme la formation sur la RCR
    • Formation saisonnière ou annuelle minimale requise pour effectuer toutes les tâches
    • Code vestimentaire ou uniformes requis
  • Élaborez un processus de sélection des candidats et de vérification des références. Les exploitants doivent passer en entrevue tous les membres du personnel et tous les bénévoles, ainsi que procéder à la vérification de leurs casiers et de leurs antécédents judiciaires. Accordez une attention particulière aux aspects suivants :
    • Antécédents professionnels
    • Expérience de travail avec des enfants
    • Antécédents criminels

Assurez-vous de vérifier ces renseignements et de conserver des exemplaires des demandes d’emploi, des licences et des certifications de chaque membre du personnel et bénévole dans vos dossiers.

  • Établissez des normes de rendement et des attentes pour le personnel et les bénévoles, ainsi qu’un système pour les évaluer. Essayez de concevoir des objectifs précis, mesurables et réalistes. Déterminez la fréquence à laquelle les évaluations du rendement seront effectuées et les mesures qui seront prises si quelqu’un ne répond pas aux attentes.
  • Élaborez des pratiques et des normes de supervision pour tout le personnel, les bénévoles, les participants et les activités du camp :
    • Passez en revue les exigences de supervision de toutes les activités du camp, des déplacements entre les activités, du temps libre et des repas.
    • Désignez les emplacements des postes de supervision, les rondes et les horaires pour aider à fournir une réponse immédiate si un enfant a besoin d’aide
    • Établissez des protocoles d’urgence au cas où un membre du personnel ou un bénévole doit laisser ses tâches de côté pour répondre aux besoins d’un enfant en particulier
    • Développez des pratiques normalisées en matière de documentation
  • Élaborez un manuel pour tous les employés et bénévoles qui contient des renseignements pertinents expliquant leurs rôles et responsabilités et comment leur rendement sera évalué, notamment :
    • Toutes les politiques et procédures pertinentes requises pour remplir leurs rôles et responsabilités au quotidien
    • Toutes les exigences opérationnelles et de supervision des installations
    • Tous les plans et procédures opérationnelles et d’urgence
  • Assurez-vous que tous les membres du personnel de supervision, membres du personnel et bénévoles passent en revue les exigences contenues dans le manuel du personnel et reconnaissent en avoir pris connaissance. Joignez leur attestation de reconnaissance à leurs dossiers.

Inspection du site

Les exploitants doivent élaborer un plan d’inspection et d’entretien du camp avant l’arrivée des participants et le début des activités. Le plan d’inspection doit inclure des examens ciblés des zones de camp suivantes pour repérer tout danger pour la sécurité :

  • Extérieur
    • Retirez ou réparez tout élément entraînant un risque de glissade, de trébuchement ou de chute
    • Enlevez les déchets, le verre brisé et les autres débris
    • Retirez tout objet saillant (par exemple, clôtures à mailles métalliques et à grilles).
    • Vérifiez que l’éclairage de la zone projette le niveau de luminosité approprié
    • Entretenez et nettoyez régulièrement les zones d’utilisation élevée, comme les entrées, les sorties et les escaliers
    • Barrez l’accès à toute zone considérée comme dangereuse ou hors limites
  • Intérieur
    • Retirez ou réparez tout élément entraînant un risque de glissade, de trébuchement ou de chute
    • Effectuez une inspection de sécurité incendie en confirmant ce qui suit :
      • Vérifiez s’il y a des risques d’incendie et si oui, éliminez immédiatement tout danger identifié
      • Vérifiez que les couloirs de sortie ne sont pas obstrués
      • Les portes de sortie doivent être accessibles
      • Les enseignes de sortie doivent être visibles et illuminées
    • Vérifiez que les rampes des lits superposés supérieurs sont en place pour prévenir les chutes accidentelles
    • Entretenez régulièrement les zones à haute utilisation
  • Équipement
  • Effectuez une inspection régulière de tous les équipements d’activité pour vérifier qu’ils sont en bon état de fonctionnement, adaptés au niveau de développement des participants et accessibles :
    • Vérifiez que l’équipement ne présente pas d’usure excessive
    • Réparez ou retirez tout équipement endommagé ou défectueux
    • Vérifiez que toutes les matières dangereuses requises pour l’entretien du camp, comme l’essence ou la peinture, sont entreposées dans un bâtiment correctement ventilé et verrouillé, inaccessible à des personnes non autorisées
  • Formez tous les participants, employés et bénévoles nécessaires sur la façon d’utiliser correctement l’équipement

Le plan doit également préciser la fréquence des inspections régulières de ces zones, la personne responsable de les faire et la façon dont elles seront documentées.

Gestion des urgences

Les exploitants doivent concevoir un plan d’intervention qui décrit clairement les mesures à prendre en cas d’incident d’urgence. Le plan d’urgence doit être clairement documenté et facilement accessible. La formation appropriée doit être donnée au personnel de supervision, au personnel subalterne et aux bénévoles qui participent au camp.

  • Plan d’urgence
    • Établissez un plan qui définit clairement les activités d’intervention en cas d’urgence, allant des interventions mineures comme les premiers soins de base aux interventions majeures comme les blessures graves ou la noyade. Il doit contenir des procédures précises à suivre en cas d’incidents, notamment :
      • Personne disparue
      • Urgence médicale
      • Noyade
      • Incendie
      • Conditions météorologiques
      • Évacuation

Le plan d’intervention d’urgence doit aborder les points suivants :

  • Rôles et responsabilités du personnel de supervision, du personnel subalterne et des bénévoles
  • Équipement d’urgence et de sécurité requis et où le trouver
  • Mesures à prendre pour communiquer avec les services d’urgence
  • Mesures à prendre pour communiquer avec d’autres parties pertinentes, comme les membres de la famille et le personnel de supervision
  • Approche pour répondre aux demandes des médias

Le plan d’urgence ne peut être activé que par une personne qui y est autorisée selon une liste de rôles préapprouvés (comme un superviseur ou un directeur). Cette personne assumera également le rôle de commandant d’intervention. Le commandant d’intervention assurera la supervision et la direction générale de la mise en œuvre du plan de gestion des urgences.

  • Formation
    • Fournissez à tout le personnel de supervision, à tout le personnel subalterne et à tous les bénévoles un exemplaire du plan d’intervention d’urgence
    • Fournissez à tout le personnel de supervision, à tout le personnel subalterne et à tous les bénévoles une formation sur le plan d’intervention d’urgence, y compris leurs rôles et responsabilités spécifiques
    • Mettez sur pied une formation d’appoint annuelle pour tous les membres du personnel de supervision et tous les bénévoles et consignez l’achèvement de la formation
    • Établissez un système de documentation centralisé pour faire le suivi de l’achèvement de la formation sur les interventions d’urgence
  • Disponibilité
    • Assurez-vous que le plan d’intervention d’urgence est facilement accessible à tout le personnel de supervision, à tout le personnel et à tous les bénévoles :
      • Ayez le plan d’intervention d’urgence disponible en format électronique et imprimé
      • Marquez les exemplaires physiques du plan d’intervention d’urgence d’une couleur distincte pour qu’ils soient facilement reconnaissables pour le personnel de supervision, le personnel subalterne et les bénévoles, p. ex. dans un cartable à reliure rouge
      • Encouragez les employés à télécharger un exemplaire du plan sur leur téléphone cellulaire afin qu’il soit facilement accessible s’ils en ont besoin dans un endroit où la réception du réseau est mauvaise

Transports

Les exploitants devront élaborer un plan s’ils offrent des services de transport aux participants. Le plan de transport doit décrire clairement les modes de transport, les lieux d’embarquement et de débarquement et les pratiques de vérification des présences.

  • Trouvez le véhicule approprié pour accueillir et transporter les participants
  • Établissez les lieux et les heures d’embarquement et de débarquement
  • Établissez une pratique quotidienne pour l’embarquement et le débarquement
  • Consignez clairement les présences à l’embarquement et au débarquement
  • Établissez une pratique de suivi si des participants ne sont pas présents à l’embarquement

Premiers soins et sécurité

Les exploitants doivent s’assurer de fournir tout ce qui est nécessaire en matière de premiers soins au personnel, aux bénévoles et aux participants. Cette pratique comprend l’inspection régulière de l’équipement de premiers soins et de sécurité disponible dans le camp de jour ou programme d’été et la confirmation que les personnes appropriées sont formées à l’intervention en premiers soins.

  • Placez toutes les trousses de premiers soins dans des endroits facilement accessibles sur les lieux du camp de jour ou du programme d’été
  • Élaborez une liste du personnel qui doit obligatoirement détenir un certificat de formation actif en premiers soins, y compris savoir comment utiliser un défibrillateur externe automatisé (DEA).
  • Faites le suivi des certifications du personnel pour vous assurer qu’elles ne sont pas échues. Si c’est le cas, exigez-leur de suivre la formation de recertification et de fournir des documents à jour afin de pouvoir les garder à l’emploi.
  • Vérifiez régulièrement que toutes les trousses de premiers soins sont remplies et en bon état
  • Faites le suivi de l’entretien des trousses de premiers soins dans le référentiel centralisé

De plus, les exploitants doivent aligner leurs directives aux politiques et protocoles respectifs en matière de santé et de sécurité. Ils doivent aussi consulter les directives fournies par l’organisme local de santé publique.

Affiches

Les exploitants doivent confirmer qu’ils ont les affiches appropriées sur les lieux du camp pour tenir les participants informés des éléments suivants :

  • Activités interdites :
    • Pas de bousculade
    • Interdiction de fumer
  • Sorties de secours
  • Salle à manger
  • Postes de premiers soins et infirmerie
  • Zones de déchets et de recyclage

Résumé

Les camps de jour et les programmes d’été peuvent être une source de plaisir et d’apprentissage pour les participants. Il est cependant essentiel que les exploitants élaborent un plan de gestion des risques complet pour s’assurer que tous les participants et le personnel demeurent en sécurité. En adoptant une approche prudente et en tenant compte des risques courants décrits ci-dessus, vous pouvez gérer vos risques et vous assurer que le camp et le programme sont agréables et sécuritaires pour toutes les personnes concernées.

Si vous avez des questions concernant les camps de jour et programmes d’été et la gestion des risques, veuillez communiquer avec votre représentant de Marsh.