Политика обработки персональных данных

Политика сбора, обработки и передачи, включая трансграничную передачу, персональных данных

Общие положения

Настоящая политика сбора, обработки и передачи, включая трансграничную передачу, персональных данных в ТОО «Марш (страховые брокеры)» (далее – Политика) разработана в соответствии с Законом Республики Казахстан «О персональных данных и их защите» № 94-V от 21 мая 2013 года (далее – Закон о персональных данных).

Настоящая Политика определяет порядок сбора, обработки и передачи, включая трансграничную передачу, персональных данных и меры по обеспечению их безопасности в ТОО «Марш (страховые брокеры)» (далее – Товарищество) с целью защиты прав субъектов персональных данных при сборе, обработке и передаче, включая трансграничную передачу, их персональных данных.

В настоящей Политике используются следующие основные понятия:

Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

Блокирование персональных данных - действия по временному прекращению сбора, накопления, изменения, дополнения, использования, распространения, обезличивания и уничтожения персональных данных;

Информационная система персональных данных (ИСПДн) - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

Обезличивание персональных данных - действия, в результате совершения которых определение принадлежности персональных данных субъекту персональных данных невозможно;

Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение, дополнение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

Оператор – государственный орган, физическое и (или) юридическое лицо, осуществляющие сбор, обработку и защиту персональных данных;

Персональные данные (ПДн) – сведения, относящиеся к определенному или определяемому на их основании субъекту персональных данных, зафиксированные на электронном, бумажном и (или) ином материальном носителе;

Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

Распространение персональных данных - действия, в результате совершения которых происходит передача персональных данных, в том числе через средства массовой информации или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;

Трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранных государств;

Уничтожение персональных данных - действия, в результате совершения которых невозможно восстановить персональные данные;

Принципы сбора, обработки и передачи, включая трансграничную передачу, персональных данных

Сбор, обработка и передача, включая трансграничную передачу, персональных данных в Товариществе осуществляется на основе следующих принципов:

– сбор, обработка и передача, включая трансграничную передачу, персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;

– сбор, обработка и передача, включая трансграничную передачу, персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается сбор, обработка, передача, включая трансграничную передачу, персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;

– не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, сбор и обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;

– сбору, обработке и передаче, включая трансграничную передачу, подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их сбора, обработки и передаче, включая трансграничную передачу;

– содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям сборам и обработки;

– при сборе, обработке и передаче, включая трансграничную передачу, персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям сбора и обработки персональных данных. Товарищество принимает необходимые меры либо обеспечивает их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных;

– хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели сбора и обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен Законом о персональных данных, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;

– обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей сбора и обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено Законом о персональных данных.

Цели сбора и обработки персональных данных

Товариществом осуществляется сбор и обработка персональных данных следующих категорий субъектов персональных данных:

– кандидаты на вакантные должности;

– действующие и уволенные работники Товарищества;

– физические лица (являющиеся как гражданами РК, так и гражданами иностранных государств), выполняющие работы по договорам ГПХ;

– клиенты компаний-партнеров;

– работники компаний-клиентов и их родственники;

– родственники работников Товарищества;

– контактные лица работников Товарищества на случай чрезвычайных ситуаций;

– должностные лица контрагентов, действующие по доверенности от имени контрагента.

Товарищества получает персональные данные субъектов персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, компаний-партнеров и компаний-клиентов.

Для каждой категории субъектов персональных данных Товариществом определены цели сбора и обработки персональных данных:

– кандидаты на вакантные должности - осуществление процесса подбора персонала, содействия кандидатам в трудоустройстве;

– действующие и уволенные работники Товарищества – осуществление требований трудового законодательства РК и трудового договора с работником, обеспечение социальных гарантий работникам, формирование обязательной отчетности;

– физические лица (являющиеся как гражданами РК, так и гражданами иностранных государств), выполняющие работы по договорам ГПХ – исполнение требований договоров ГПХ с исполнителями;

– клиенты компаний-партнеров – исполнение обязательств по договору страхования;

– работники компаний-клиентов и их родственники - исполнение обязательств по договору страхования;

– родственники работников Товарищества – заключение договора ДМС;

– контактные лица работников Товарищества на случай чрезвычайных ситуаций – информирование контактного лица о работнике Товарищества при наступлении чрезвычайной ситуации;

– должностные лица контрагентов, действующие по доверенности от имени контрагента – подтверждение полномочий должностных лиц контрагентов для целей подписания договора, соблюдение требований [внутреннего контроля Товарищества] и Закона Республики Казахстан «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» № 191-IV от 28 августа 2009 года».

Условия сбора, обработки и передачи, включая трансграничную передачу, персональных данных

Товарищество осуществляет сбор, обработку и передачу, включая трансграничную передачу, персональных данных при наличии хотя бы одного из следующих условий:

– сбор, обработка и передача, включая трансграничную передачу, персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на сбор, обработку и передачу, включая трансграничную передачу, его персональных данных;

– сбор, обработка и передача, включая трансграничную передачу, персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;

– сбор, обработка и передача, включая трансграничную передачу, персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов Оператора или третьих лиц, при условии, что Оператору или третьему лицу субъект персональных данных предоставил согласие на сбор, обработку и передачу, включая трансграничную передачу, персональных данных;

– сбор и обработка персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях, при условии обязательного обезличивания персональных данных;

Конфиденциальность персональных данных

Товарищество и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных или его законного представителя либо наличия иного законного основания.

Общедоступные источники персональных данных

В целях информационного обеспечения в Товариществе создаются общедоступные источники персональных данных субъектов персональных данных, а именно телефонные справочники. В общедоступные источники персональных данных с письменного согласия субъекта персональных данных включаются: фамилия, имя, отчество, должность, номера контактных телефонов субъекта персональных данных.

Сведения о субъекте персональных данных должны быть исключены из общедоступных источников персональных данных по требованию субъекта персональных данных либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.

Персональные данные ограниченного доступа

Товарищество осуществляет неавтоматизированные сбор и обработку персональных данных ограниченного доступа, касающихся состояния здоровья работников Товарищества, родственников работников Товарищества, работников компаний-клиентов Товарищества и родственников работников компаний-клиентов Товарищества в следующих случаях:

– субъект персональных данных дал согласие в письменной форме на сбор и обработку таких персональных данных;

– в договоре с компанией-клиентом содержится положение о наличии у компании-клиента согласия на сбор и обработку персональных данных ее работников Товариществом, в том числе на сбор и обработку персональных данных ограниченного доступа.

Сбор и обработка персональных данных ограниченного доступа незамедлительно прекращается, если устранены причины, вследствие которых осуществлялась их сбор и обработка, если иное не установлено Законом о персональных данных.

Поручение сбора и обработки персональных данных другому лицу

Товарищество вправе поручить сбор и обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено Законом о персональных данных, на основании заключаемого с этим лицом договора. Товарищество при поручении сбора и обработки персональных данных другому лицу, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных.

Товарищество осуществляет сбор и обработку персональных данных по поручению Оператора следующих категорий субъектов персональных данных, при этом Оператор должен предоставить подтверждение получения согласий субъектов персональных данных на сбор, обработку и передачу персональных данных:

– клиентов компаний-партнеров;

– работников компаний-клиентов и их родственников.

Товарищество, осуществляя сбор и обработку персональных данных по поручению Оператора, не обязано получать согласие субъекта персональных данных на сбор и обработку его персональных данных. Ответственность перед субъектом персональных данных за действия Товарищества несет Оператор. Товарищество, осуществляя сбор и обработку персональных данных по поручению Оператора, несет ответственность перед Оператором.

Трансграничная передача персональных данных

Трансграничная передача персональных данных субъектов персональных данных Товариществом осуществляется для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных, при наличии согласия субъекта персональных данных на трансграничную передачу персональных данных письменно или в форме электронного документа либо иным способом с применением элементов защитных действий, не противоречащих законодательству Республики Казахстан.

Права субъекта персональных данных

Согласие субъекта персональных данных на сбор, обработку и передачу, включая трансграничную передачу, его персональных данных

Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и даёт согласие на их сбор, обработку и передачу, включая трансграничную передачу, свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на сбор, обработку и передачу, включая трансграничную передачу персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем письменно или в форме электронного документа либо иным способом с применением элементов защитных действий, не противоречащих законодательству Республики Казахстан.

Обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта на сбор, обработку и передачу, включая трансграничную передачу, его персональных данных или доказательство наличия оснований, указанных в Законе о персональных данных, возлагается на Товарищество.

Лицо, осуществляющее сбор и обработку персональных данных по поручению Товарищества, не обязано получать согласие субъекта персональных данных на сбор и обработку его персональных данных.

Права субъекта персональных данных

Во исполнение требований Закона о персональных данных, обеспечивающего соблюдение прав субъекта персональных данных на доступ к установленной законом информации, относящейся к субъекту персональных данных, Товариществом разработана и введена процедура работы с запросами и обращениями субъектов персональных данных. Данная процедура обеспечивает соблюдение следующих прав субъектов персональных данных:

– субъект персональных данных имеет право знать о наличии у Товарищества персональных данных, а также получать информацию, содержащую подтверждение факта, цели, источников, способов сбора и обработки персональных данных; перечень персональных данных; и сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

– субъект персональных данных имеет право требовать от Товарищества изменения и дополнения своих персональных данных при наличии оснований, подтвержденных соответствующими документами;

– субъект персональных данных имеет право требовать от Товарищества блокирования своих персональных данных в случае наличия информации о нарушении условий сбора, обработки персональных данных;

– субъект персональных данных имеет право требовать от Товарищества уничтожения своих персональных данных, сбор и обработка которых произведены с нарушением законодательства Республики Казахстан, а также в иных случаях, установленных Законом о персональных данных и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан;

– субъект персональных данных имеет право отозвать согласие на сбор, обработку персональных данных;

– субъект персональных данных имеет право дать согласие (отказать) Товариществу на распространение своих персональных данных в общедоступных источниках персональных данных;

– субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе возмещение морального и материального вреда;

– субъект персональных данных имеет право на осуществление иных прав, предусмотренных Законом о персональных данных и иными законами Республики Казахстан.

Обеспечение безопасности персональных данных

Безопасность персональных данных, обрабатываемых Товариществом, обеспечивается реализацией правовых, организационных и технических комплексов мер, необходимых для обеспечения требований Закона о персональных данных в области защиты персональных данных.

Для предотвращения несанкционированного доступа к персональным данным Товариществом применяются следующие организационно-технические меры:

– назначение должностного лица, ответственного за организацию обработки персональных данных;

– ограничение состава лиц, имеющих доступ к персональным данным;

– ознакомление работников с требованиями Закона о персональных данных и нормативных документов Товарищества по сбору, обработке и обеспечению безопасности персональных данных;

– организация учёта, хранения и контроля обращения субъектов персональных данных;

– определение угроз безопасности персональных данных при их сборе и обработке в информационных системах персональных данных, формирование на их основе Модели угроз и нарушителя безопасности персональных данных;

- своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным, если такой несанкционированный доступ не удалось предотвратить;

- минимизация неблагоприятных последствий несанкционированного доступа к персональным данным;

– разграничение доступа пользователей к информационным ресурсам и программно-аппаратным средствам сбора, обработки и защиты информации;

– применение необходимых для обеспечения безопасности персональных данных средств защиты информации, в том числе криптографических средств;

– обеспечение восстановления персональных данных, уничтоженных или модифицированных вследствие несанкционированного доступа к ним;

– определение мест обработки персональных данных;

– оценка эффективности принятых мер по обеспечению безопасности персональных данных;

– обеспечение контроля за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровнем защищённости персональных данных;

– организация пропускного режима на территорию Товарищества, охраны помещений с техническими средствами обработки персональных данных.

Заключительные положения

Настоящая Политика пересматривается 1 (один) раз в 2 (два) года или в случае изменения законодательства Республики Казахстан в области обеспечения безопасности персональных данных.

Все вносимые изменения в Политику отражаются в Листе регистрации изменений.

Изменения в Политику утверждаются приказом Генерального директора Товарищества.

Товарищество обязано обеспечить неограниченный доступ к настоящей Политике путем публикации настоящей Политики на официальном сайте Товарищества, расположенном по адресу: https://www.marsh.com/kz/ru/home.html.

Иные права и обязанности Товарищества определяются законодательством Республики Казахстан в области персональных данных.

Ответственность

Работники Товарищества, виновные в нарушении требований Закона о персональных данных, несут предусмотренную законодательством Республики Казахстан ответственность.