La importancia del equipo de Procurement para la resiliencia de tu negocio

A nivel mundial, las empresas luchan contra los efectos del COVID-19 y se espera que los próximos 12-24 meses sean un periodo inestable de supresión parcial de actividades y re-confinamiento, lo que impactará en las cadenas de producción y supondrá un momento clave de relanzamiento de los equipos de Procurement.

Una reciente encuesta de Young Presidents' Organization, realizada a 3.534 directores generales de 109 países, señala que el 51% de los directores generales considera que la crisis actual es un riesgo para la continuidad de su empresa o una grave amenaza. El 60% de esos mismos líderes se están preparando para una recuperación en forma de U, un largo período entre la recesión y el repunte.

Teniendo en cuenta el acceso limitado a los créditos, la interrupción de las operaciones e incluso las quiebras, actualmente es imposible estimar el alcance del impacto, lo que preocupa especialmente a los líderes de los equipos de Procurement.

Durante el periodo de cierre de la pandemia, hemos hablado con estos líderes de diferentes sectores para entender cómo están actuando ante las nuevas prioridades y formas de trabajo, y muchos de ellos ya están abordando estas difíciles cuestiones reajustando temporalmente su agenda en torno a la continuidad del negocio, la contención de costes y la gestión grupos de trabajo más pequeños y eficientes.

Garantizar la continuidad del negocio

La función principal de los equipos de Procurement en la actualidad es asegurar que las operaciones puedan continuar o relanzarse a pesar del complicado entorno comercial. Es fundamental comprender los retos a los que se enfrentan los proveedores para que puedan sopesar el riesgo de fracaso y encontrar soluciones alternativas. Esto implica estar cerca de los proveedores para anticiparse a los problemas y adaptar los planes de gestión de riesgos.

Durante esta crisis, hemos sido testigos de cómo esto se ha puesto en práctica con éxito. Un ejemplo es el de un fabricante de automóviles líder en Europa, que estableció un equipo SWAT de continuidad de negocio a principios de marzo para asegurarse de abastecer adecuadamente sus fábricas cuando la producción se pusiera en marcha de nuevo. El sistema es una réplica de uno utilizado hace casi 10 años a raíz de los acontecimientos de Fukushima, que detuvieron la interrumpieron las cadenas mundiales de suministro de automóviles. Se basa en aprovechar la flexibilidad de los proveedores y utiliza fuentes alternativas para satisfacer la demanda. Además, identifica a los proveedores críticos y lleva a cabo acciones de rescate para aliviar sus finanzas u operaciones.

Gestionar los costes y el dinero en efectivo de manera eficiente

La disminución de los ingresos y los pagos ha dado lugar a una escasez de efectivo. Las empresas deben salvaguardar su flujo de caja para poder ser eficientes en el futuro. Para ello, es necesario mantener a flote a los pequeños y medianos proveedores con pagos tempranos, lo que puede servir para optimizar las condiciones de coste o sentar las bases para una relación de confianza.

Movilización de grupos de trabajo ágiles

Debido a que esta pandemia no tiene precedentes, los líderes de Procurement deben organizar pequeños equipos encargados de evaluar la situación, identificar los problemas y las respectivas soluciones, las cuales se pueden compartir con el resto de la organización para su ejecución.

El tiempo es la clave

No hay fórmulas fijas para ser competitivo o mantenerse a flote en estos tiempos difíciles, pero invertir tiempo en supervisar y aprender puede marcar una gran diferencia. Los próximos meses servirán de experimento para probar herramientas y nuevas formas de trabajo y para desarrollar vínculos más estrechos entre los líderes de Procurement y sus equipos. En este sentido, la flexibilidad, la agilidad y la capacidad para establecer relaciones sólidas a nivel interno y externo podrían conseguir un impacto positivo y éxito en la organización. Es una oportunidad única para probar nuevas formas de colaboración y reinventar el papel y el camino para el futuro de Procurement.

El tiempo apremia y los líderes de Procurement den actuar ahora para impulsar la transparencia, aportando una visión global a todos los stakeholders. El riesgo, el coste y el efectivo deben seguir siendo prioridades. Estos líderes deben tomarse el tiempo necesario para asimilar lo aprendido durante la pandemia y cómo esto puede reinventar el futuro de este departamento.