Protección de personas y operaciones ante impacto de huracán

Con el huracán Irma siendo ya categoría 5 y acercándose al Caribe y las costas del sur de la Florida, las empresas deben estar preparadas para tomar medidas rápidas para proteger a los empleados y minimizar las interrupciones en los negocios. Esto es lo que debe centrarse ante un posible impacto de la tormenta.

Enfocarse en la gente

Es probable que sus empleados y sus familias sean afectados personalmente por cualquier tormenta que amenace a su empresa. Antes de que llegue la tormenta, ayude a su gente para que pueda llegar a un lugar seguro y hacer otros preparativos. Durante y después de la tormenta, manténgase en contacto regular con ellos y proporcione asistencia humanitaria según sea necesario.

Estabilice sus bienes 

Antes de permitir el acceso generalizado a su propiedad, trabaje con especialistas capacitados para corregir cualquier condición que pueda poner en peligro a las personas o provocar mayores daños. Por ejemplo:

• Retire el agua estancada y asegúrese de que las estructuras no corran el riesgo de colapsar.

• Si la alimentación eléctrica está apagada, desconecte todos los equipos que podrían causar lesiones o daños por una restauración repentina de energía.

• Eliminar los desechos peligrosos de los materiales y la vida silvestre o los productos químicos introducidos por las aguas de la inundación.

Documente sus pérdidas

Estar preparado para presentar una reclamación de seguro potencial será fundamental para su recuperación después de la tormenta. Para ayudar a los contadores forenses y especialistas en reclamaciones después de una pérdida, debe estar listo para:

• Documente cualquier información importante, incluyendo cualquier cosa que reciba o comparta verbalmente en conversaciones con clientes y proveedores. Hacerlo de inmediato puede ayudar a evitar la pérdida de información a medida que los recuerdos se desvanecen o los empleados clave abandonan la empresa.

• Recopilar pruebas fotográficas. Sin poner en peligro la seguridad de los empleados, tome fotos aéreas o terrestres, o video de agua estancada y registre el progreso a medida que retrocede con el fin de medir el daño por el agua.

• Captura de pérdidas financieras. Una buena práctica es crear una nueva cuenta de libro mayor para documentar más fácilmente cualquier gasto adicional incurrido. Del mismo modo, use un código de contabilidad único para capturar todos los costos laborales relacionados con su recuperación.

• Mantenga un registro de los detalles de la interrupción del servicio. Siempre que sea posible, anote la hora, el lugar y el motivo de cualquier interrupción, junto con el equipo afectado específico utilizado por los proveedores de servicios públicos - incluyendo subestaciones, líneas de transmisión y líneas de distribución - y la distancia de su propiedad.

• Evalúe sus pérdidas por escrito. Esté listo para proporcionar:

• El inventario físico más reciente.
• Los registros de nómina de los empleados utilizados en la limpieza y recuperación, incluyendo las tareas realizadas, horas específicas trabajadas, y las tasas de pago y horas extras.
• Órdenes de compra o estimaciones de todos los contratos para reparación o reemplazo de activos dañados.
• Declaraciones de pérdidas y ganancias para los dos años anteriores al evento para todos los lugares afectados.
• Registro de activos fijos y registros de depreciación.
• Presupuestos y previsiones preparadas antes de la pérdida para representar resultados de pérdidas anticipadas.

Administrar los efectos de una tormenta u otra catástrofe natural puede ser un desafío, pero puede posicionar a su organización para proteger mejor a sus empleados y los resultados finales. También puede trabajar con sus asesores de riesgo y seguros para administrar su reclamo y acelerar su recuperación.