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Gestion des risques pour les entités publiques: Sous-traitants et interactions avec les populations vulnérables

Pour promouvoir un environnement sain et sécuritaire pour les membres des communautés, les organismes publics doivent instaurer une culture qui démontre leur engagement à protéger contre toute forme d’abus les personnes qui ont recours à leurs services.

Les abus peuvent se manifester dans n’importe quel contexte et se traduisent par des gestes ou des paroles désagréables que l’on sait ou que l’on devrait savoir avoir des répercussions sur la santé physique, mentale ou émotionnelle d’une personne. Il s’agit notamment de gestes ou de paroles visant à intimider, exclure ou défavoriser une personne ou un groupe de personnes. Les abus peuvent comprendre les comportements suivants :

Agression physique ou contacts violents
Gestes de harcèlement ou d’intimidation
Remarques, blagues ou plaisanteries qui rabaissent, ridiculisent, menacent ou blessent

Étant donné qu’ils peuvent faire appel à des tiers pour offrir certains services, les organismes publics doivent aussi prêter attention à leurs sous-traitants et à leurs bénéficiaires au moment de prendre des mesures pour protéger leur communauté. Les organismes publics ont la responsabilité de s’assurer que tous les prestataires qu’ils embauchent ont mis en place des systèmes avec des mesures concrètes pour prévenir ou atténuer les cas d’abus, surtout lorsqu’ils travaillent avec des populations vulnérables.

Par « personne vulnérable », on entend toute personne qui, en raison de son âge, d’une invalidité ou d’autres circonstances, est en position de dépendance envers les autres ou qui court un risque plus élevé que la population générale d’être blessée par une personne en position d’autorité ou de confiance.

Les directives suivantes présentent les principaux mécanismes de surveillance des risques et les mesures que les organismes publics peuvent décider d’imposer et d’exiger de leurs sous-traitants afin de prévenir ou de minimiser le risque d’abus. Ce document ne doit pas être considéré comme une liste exhaustive et doit être utilisé conjointement avec les politiques et procédures internes, ainsi qu’en conformité avec les lois et règlements locaux.

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Code de conduite

En examinant le code de conduite d’un sous-traitant, l’organisme public peut vérifier si celui-ci adhère aux principes de protection de la sécurité, du bien-être et des droits des personnes qu’il sert. Le code de conduite doit expliquer pourquoi il est si important pour l’organisation d’offrir un environnement sécuritaire à ces personnes et décrire les politiques et procédures en place directement liées à ce processus.

Il faut s’assurer que l’entreprise du sous-traitant dispose d’un code de conduite établi qui stipule une approche de tolérance zéro concernant les abus en milieu de travail et qui comprend aussi les éléments suivants :
- Énoncé de l’engagement à protéger les travailleurs et les clients contre les abus
- Indication des personnes visées par le code au sein de l’entreprise et à l’extérieur de celle-ci
- Précision des modalités d’application du code
- Prise en compte de tous les abus, quelle qu’en soit l’origine
- Définitions et exemples de comportements inacceptables
- Rôles et responsabilités de toutes les parties
- Marche à suivre pour déposer une plainte, y compris mécanismes de plainte et renseignements requis
- Procédures d’enquête sur les plaintes relatives aux abus en milieu de travail
- Mesures disciplinaires prévues en cas d’abus confirmés
- Protocoles de tenue des dossiers
- Attentes en matière de confidentialité
- Coordonnées
Exigez que le sous-traitant vous fournisse, pour examen, des exemplaires du code de conduite, ainsi que toutes les politiques et procédures organisationnelles pertinentes concernant l’abus en milieu de travail.

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Vérification des antécédents

Pour s’assurer que les employés s’efforcent de protéger les personnes vulnérables contre les préjudices et les abus, il faut d’abord embaucher des personnes qui valorisent déjà ces principes. Les politiques de sélection d’un sous-traitant peuvent fournir un aperçu de la façon dont ses employés partagent l’engagement de l’entreprise.

Exigez que le sous-traitant vous fournisse une copie de son organigramme, qui devra contenir les renseignements ci-dessous pour chaque personne qui fournira des services à l’organisme public ou au nom de celui-ci :
- Nom
- Titre
- Responsabilités
- Profil professionnel
Confirmez que le sous-traitant vérifie les antécédents de tous ses employés et cadres potentiels au moyen d’une approche très rigoureuse. Ses mécanismes de vérification devraient comprendre notamment les points de contrôle suivants :
- Énoncé de la description du poste
- Autodéclaration relative à la candidature
- Vérification des références
- Vérification du casier judiciaire
- Vérification de l’habilitation à travailler auprès de personnes vulnérables
Assurez-vous que le sous-traitant conserve des dossiers complets des documents de vérification et qu’il les tient à jour en demandant régulièrement de nouvelles vérifications.

Le contrat entre l’organisme public et le sous-traitant peut autoriser l’organisme public à choisir lesquels des employés du sous-traitant fourniront les services décrits dans le contrat. Dans ce genre de situation, pensez à imposer les dispositions suivantes :

Le sous-traitant doit fournir des renseignements sur chaque personne qui fournira les services à l’organisme public ou au nom de celui-ci. Pour ce faire, il mettra à sa disposition les dossiers de ses employés aux fins d’examen. Chaque dossier d’employé doit contenir les éléments suivants :
- Curriculum vitæ
- Copie du ou des permis valides, au besoin
- Copie de la ou des attestations de secourisme, au besoin
- Copies d’autres attestations ou certificats pertinents pour le poste
Le sous-traitant doit s’assurer que tous les candidats sont et demeurent titulaires des permis requis pendant la prestation des services.
L’organisme public se réserve le droit d’accepter ou de rejeter tout candidat présenté par le sous-traitant.

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Formation

Pour maintenir une culture d’imputabilité, il faut sensibiliser tous les employés sous contrat qui fourniront des services à l’entité publique ou en son nom à l’importance de la protection des personnes vulnérables.

Le sous-traitant doit assister à une séance d’orientation générale fournie par l’entité publique. Cette séance portera, entre autres, sur les politiques et procédures pertinentes.
Le sous-traitant doit communiquer et fournir à tous ses employés les documents d’orientation générale fournis par l’organisme public, y compris toutes les politiques et procédures pertinentes
Le sous-traitant doit fournir à tous ses employés et à sa direction une liste des formations données indiquant les sujets couverts et la durée de la formation, ainsi que les documents de formation.
Le sous-traitant doit fournir des mises à jour chaque fois que des changements sont apportés au programme de formation fourni aux employés et à la direction

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Enquête

L’instauration par l’organisme d’un milieu de travail dont la culture témoigne d’un engagement à protéger contre l’abus toutes les personnes qui utilisent ses services passe notamment par la mise en place de mesures visant à prévenir les abus, mais aussi de mesures permettant d’atténuer les préjudices et les dommages s’ils se produisent.

Le sous-traitant doit décrire son approche en matière d’enquête sur tout abus présumé ou réel, y compris les étapes et les échéanciers, ainsi que l’approche en matière de partage des conclusions de l’enquête
Le sous-traitant doit mener une enquête en cas d’abus présumé ou réel, et cette enquête peut être menée indépendamment ou en collaboration avec l’organisme public
Le sous-traitant doit partager les conclusions de son enquête avec l’organisme public, et ce rapport peut inclure des recommandations de nature systémique

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Résumé

Pour instaurer une culture d’imputabilité, les organismes publics doivent prendre des mesures appropriées pour protéger les populations vulnérables contre toute forme d’abus. Cette responsabilité doit s’étendre à tous les sous-traitants qui fournissent des services à l’organisme public ou en son nom. En examinant soigneusement les codes de conduite, les politiques et les procédures ainsi que les pratiques d’embauche de leurs sous-traitants à la lumière de la protection des populations vulnérables, les organismes publics peuvent aider à minimiser les risques d’abus pendant la prestation de leurs services.

Pour toute question, communiquez avec votre représentant de Marsh.

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