Come semplificare la gestione di un sinistro in seguito a un disastro naturale

Ob River Flood June 2015 Aerial View of same houses in vicinity of Nizhnevartovsk, Tyumen region, Russia. Aerial view of the residential area of the suburb of Nizhnevartovsk during the flood of 2015.

Disastri naturali come incendi, tempeste, alluvioni o terremoti possono minacciare le persone e le comunità, interrompere l’operatività delle aziende e lasciare dietro di sé una danni significativi. In caso di un evento naturale estremo, ovviamente, la priorità per le organizzazioni è quella di mettere al sicuro le persone e aiutare feriti e sfollati, per poi aprire un sinistro quando la situazione è stata stabilizzata.

Un sinistro può essere più o meno complesso a seconda della natura dell’evento, delle coperture coinvolte e degli stakeholder coinvolti. Tuttavia, il processo può essere semplificato in modo che ci sia una ripresa più rapida.

La preparazione è fondamentale

Quando c'è un avviso anticipato di possibile calamità naturale, il processo di risk management e di gestione dei sinistri deve iniziare prima dell'evento. Questo permette di adottare misure adeguate per preservare e proteggere le proprietà da danni, per riorientare (se possibile) le catene di approvvigionamento e per informare delle possibili perdite broker e assicuratori.

Quando l’evento naturale estremo non rappresenta più un pericolo immediato, i dirigenti di alto livello e i responsabili del rischio dell'azienda devono stabilizzare la proprietà e renderla sicura, consentendo così una prima valutazione dei danni.

In seguito, sarà possibile valutare i danni alle proprietà e determinare come problemi di accesso e interruzioni dei servizi possano influire sulle operazioni a breve e lungo termine. Per valutare correttamente le perdite e presentare tempestivamente una richiesta di risarcimento alle compagnie assicurative è essenziale poter fornire tutte le informazioni necessarie in modo dettagliato.

8 azioni da mettere in atto dopo una perdita per gestire al meglio un sinistro

Per semplificare il processo di gestione di una richiesta di risarcimento può essere utile prendere in considerazione queste otto 8 azioni.

Dare prova delle perdite subite. I titolari delle polizze devono poter fornire prove che attestino che i danni subiti e le perdite sostenute siano dovuti al disastro naturale. È importante acquisire prove visive, come ad esempio scattare fotografie delle proprietà danneggiate o di eventuali ostacoli che impediscono alle persone di accedere alle tue proprietà, come linee elettriche abbattute che causano chiusure stradali. Le immagini catturate da droni, veicoli aerei, satelliti e altre fonti, invece, possono fornire immagini e dati cruciali sui danni subiti dalle proprietà difficilmente accessibili. Questi dettagli possono aiutare a stabilire l'entità delle perdite e ad avviare il processo di gestione delle richieste assicurative.
Conservare le proprietà danneggiate. A meno che non ci siano complicazioni legate alla sicurezza, è importante evitare di rimuovere o modificare qualsiasi proprietà o attrezzatura danneggiata prima che un perito incaricato dall'assicuratore possa visitare il sito e condurre una valutazione. Se vi sono necessità legate alla sicurezza che richiedono lo spostamento o la rimozione di oggetti danneggiati, assicuratevi di scattare fotografie degli oggetti e dell'area circostante. Inoltre, a meno che non vi siano istruzioni diverse da parte delle autorità governative o del personale responsabile della sicurezza dell'azienda, è consigliato conservare tutte le proprietà danneggiate in depositi temporanei fino a quando non possano essere ispezionate da un perito incaricato. Questo mette in luce l'importanza di essere pronti a mobilitare squadre di periti sul sito non appena l'accesso è sicuro.
Valutare le possibili perdite. Sulla base delle prove visive raccolte e degli altri dati, è importante iniziare a fare una prima stima delle perdite nel migliore e nel peggiore scenario. Create codici contabili che consentano di registrare e presentare le richieste di risarcimento in un formato logico che segua le coperture previste dalla polizza. In questo momento, inoltre, è utile rivedere le coperture applicabili insieme al vostro team di assistenza ai sinistri, per assicurarti che siano considerate tutte le aree di copertura potenziale. Oltre al calcolo dei costi di sostituzione delle proprietà danneggiate o perse, bisogna considerare anche gli impatti a lungo termine sulle attività. Ad esempio, quanto tempo ci vorrà prima di far tornare alla normalità i processi operativi? Quanto costerà spostare alcune o tutte le operazioni in un'altra posizione? Vi invitiamo a condividere queste informazioni con il tuo assicuratore.
Ottenere preventivi per iscritto. Durante la determinazione dei costi di riparazione e sostituzione, è importante che i fornitori forniscano preventivi per iscritto. Questo dovrebbe valere sia per le riparazioni temporanee (destinate a stabilizzare le proprietà e a consentire la ripresa o il proseguimento delle attività), sia per le riparazioni a lungo termine.
Stabilire protocolli di comunicazione. È importante stabilire immediatamente protocolli di comunicazione con il team di adjustment degli assicuratori. Inoltre, si consiglia di conservare note dettagliate di tutte le conversazioni con gli assicuratori, gli appaltatori e i funzionari che forniscono aggiornamenti sull'accessibilità (quando possibile). Documentare le discussioni riduce il rischio di malintesi o supposizioni errate. È altresì importante documentare qualsiasi ordine di evacuazione delle proprietà proveniente dalle autorità, oltre a conservare la prova di eventuali interruzioni di servizio (come i black out) o delle chiusure stradali che rendono le vostre proprietà inaccessibili. Inoltre, si consiglia di creare un documento di tracciamento delle richieste di informazioni, noto anche come RFI, che identifichi tutte le richieste dei team di adjustment delle compagnie assicurative. Il documento deve anche indicare chi è responsabile di fornire le informazioni e la data in cui le informazioni sono state fornite.
Conservare prova di tutti i costi sostenuti. Si consiglia di conservare i documenti che testimoniano tutti i costi relativi al processo di ripristino, che siano ordini di acquisto, ordini di lavoro o straordinari pagati ai dipendenti che assistono nel processo di ripristino. Documentate tutti i costi associati alla continuità aziendale e giustificatene la necessità. Questi possono includere l'uso di fornitori alternativi quando quelli esistenti sono stati colpiti dalla catastrofe o il trasferimento delle operazioni in un'altra sede. Tenete inoltre traccia del tempo che i vostri dipendenti dedicano alla raccolta di dati a supporto del sinistro, in particolare le ore straordinarie o l'assunzione di personale temporaneo. Informazioni esterne, come notizie sui media di blocchi e chiusure stradali, possono anche contribuire a supportare il vostro reclamo.
Identificare i problemi non appena sorgono. Ogni sinistro presenta problemi o domande nel corso del processo. È affrontare confrontarsi con gli assicuratori non appena sorgono difficoltà. Questo approccio contribuirà a minimizzare le controversie alla fine del processo di risarcimento.
Preparare adeguatamente le propria richiesta di risarcimento. Le compagnie assicurative si aspetteranno che l'assicurato presenti una richiesta di risarcimento completamente documentata. La preparazione della richiesta e i processi di verifica degli assicuratori richiederanno una notevole quantità di informazioni di supporto: questo spesso contribuisce a rendere il processo lungo e laborioso. Tuttavia, la polizza potrebbe includere anche il rimborso dei costi di preparazione della richiesta, comprendendo quindi anche l’assunzione di specialisti che supportino il tuo team nella preparazione del modello di richiesta.

Riprendersi da una calamità naturale può richiedere tempo. Per questo è fondamentale avviare il prima possibile il processo di richiesta, mettendovi in contatto tempestivamente con il vostro broker e con la compagnia assicurativa. Fondamentale, inoltre, assicurarsi di disporre di tutte le informazioni necessarie a provare le perdite subite e le spese necessarie a prevenire ulteriori danni alle proprietà: sono elementi che possono contribuire ad accelerare il recupero e la ripresa delle attività.