Procedury sygnalistów

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH W MARSH SP. Z O.O.

§ 1. Definicje i wyłączenia

1.           Ilekroć w niniejszej procedurze mowa jest bez bliższego określenia o:

1)       „Informacjach o naruszeniu prawa” - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

2)       „Działaniu następczym” - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych,

3)       „Działaniu odwetowym” - należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

4)       „Naruszeniach” – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1)      korupcji;

2)      zamówień publicznych;

3)      usług, produktów i rynków finansowych;

4)      przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5)      bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6)      bezpieczeństwa transportu;

7)      ochrony środowiska;

8)      ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9)      bezpieczeństwa żywności i pasz;

10)    zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11)    zdrowia publicznego;

12)    ochrony konsumentów;

13)    ochrony prywatności i danych osobowych;

14)    bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15)    interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16)    rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17)    konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

5)      „Pracodawcy” lub „Spółce” – należy przez to rozumieć Marsh sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Al. Jerozolimskie 98, 00-807 Warszawa, wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców – Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego za numerem KRS 0000056751, REGON: 011545870 KRS, NIP: 5260204239;

6)      „Osobie Wyznaczonej” – należy przez to rozumieć osobę wyznaczoną przez Spółkę, upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń, prowadzenia wstępnej weryfikacji oraz postępowania wyjaśniającego oraz podejmowania innych działań związanych ze zgłoszeniem wskazanych w Procedurze.

7)      „Osobie, której dotyczy zgłoszenie” - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

8)      „Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia” - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

9)      „Osobie powiązanej z sygnalistą” - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);

10)         „Procedurze” – należy przez to rozumieć niniejszą Procedurę Zgłoszeń Wewnętrznych,

11)         „Zarządzie” należy przez to rozumieć zarząd Marsh sp. z o.o.,

12)         „Sygnaliście” – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

a)           pracownika, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,

b)           pracownika tymczasowego,

c)           osoby ubiegającej się o zatrudnienie niezależnie od podstawy prawnej, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,

d)           osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

e)           przedsiębiorcy,

f)            prokurenta

g)           akcjonariusza lub wspólnika,

h)           członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

i)            osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

j)            stażysty,

k)           wolontariusza,

l)            praktykanta

13)         „Zgłoszeniu” lub „Zgłoszeniu wewnętrznym” – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Spółce informacji o naruszeniu prawa,

14)         „Zgłoszeniu zewnętrznym” - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu praw.

15)         „Ustawie” – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928).

2.      Postanowień Procedury nie stosuje się do informacji objętych:

1)    przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;

2)    tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;

3)    tajemnicą narady sędziowskiej;

4)    postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

3.      Postanowień Procedury nie stosuje się do naruszeń prawa w zakresie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 i 1720), do których nie stosuje się tej ustawy, umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1218) oraz innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

§ 2. Sposoby dokonywania zgłoszeń

1.           Zgłoszenia mogą być dokonywane anonimowo oraz w sposób jawny.

2.           Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego w następujący sposób:

1)           pisemnie:

a)      tj. pocztą wewnętrzną lub zewnętrzną, w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Poufne”, z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie Naruszenia” oraz „do rąk własnych”, umieszczonej w kolejnej, zamkniętej kopercie zaadresowanej, do przewodniczącego Komisji.

b)     poprzez dedykowaną skrzynkę e-mail: sygnalisci@marsh.com;

c)      za pomocą formularza internetowego korzystając z grupowego kanału składania zgłoszeń „Ethics and Compliance Line” dostępnego pod adresem: EthicsComplianceLine

2)     ustnie:

a)      bezpośrednio Osobie Wyznaczonej podczas indywidualnie umówionego spotkania;

b)     za pośrednictwem linii telefonicznej: 800 005 406 (prowadzonej w ramach grupowego kanału składnia zgłoszeń „Ethics and Compliance Line”).

3.           Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

1)           zwięzły opis sprawy ze wskazaniem istotnych faktów;

2)           wskazanie osoby, jednostki lub komórki organizacyjnej Spółki, której dotyczy zgłoszenie;

3)           przybliżony okres występowania naruszenia;

4)           wskazanie osób, które mają lub mogą mieć związek ze sprawą;

5)           wszelkie inne informacje mające związek ze zgłoszeniem, w tym ewentualne dokumenty;

6)           oszacowanie ewentualnych strat oraz ryzyk związanych ze sprawą (o ile jest to możliwe);

7)           wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego, np. poprzez wskazanie adresu e-mail, przy czym dla anonimowego zgłoszenia dane kontaktowe te nie powinny pozwolić na identyfikację osoby dokonującej zgłoszenia.

4.           Spółka informuje, że działając w ramach grupy kapitałowej, celem umożliwienia dokonywania zgłoszeń wewnętrznych w sposób, wskazany w ust. 2 pkt 1 lit. c oraz pkt 2 lit. b korzysta z platformy internetowej „Ethics and Compliance Line” działającej w oparciu o oprogramowanie dostarczane przez Navex Global Inc.

5.           Korespondencja otrzymana w trybie wskazanym w ust. 2 pkt 1 lit. a niniejszego paragrafu powinna być przekazana bezpośrednio do oznaczonego adresata bez otwierania koperty.

6.           Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 2 pkt 1. lit. c oraz ust. 2 pkt. 2 lit. b dokonuje się zgodnie z ogólnymi zasadami działania grupowego kanału składania zgłoszeń „Ethics and Compliance Line”, stanowiącymi Załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.

7.           Zgłoszenie ustne, o którym mowa w ust. 2 pkt. 2 lit. b, jest dokonywane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej i przeprowadzane jest w formie wywiadu.

8.           Zgłoszenie ustne, o którym mowa w ust. 2 pkt. 2 lit. b, jest dokumentowane za zgodą Sygnalisty w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę przyjmującą zgłoszenie.

9.           Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

1)     nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie lub

2)     protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę przyjmującą zgłoszenie.

10.        Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez podpisanie.

11.        Nie jest dopuszczalne podejmowanie jakichkolwiek prób ustalenia tożsamości zgłaszającego, który postanowił zostać anonimowy.

§ 3. Przyjmowanie zgłoszeń

1.           Podmiotami odpowiedzialnymi za przyjmowanie zgłoszeń są Osoby Wyznaczone zatrudnione na stanowiskach:

a)      Compliance Specialist Poland and CEE North

b)     Lead Counsel Poland and CEE North

c)      Chief Compliance Officer – dla grupy kapitałowej Marsh McLennan Europe

2.           Z chwilą dokonania zgłoszenia, o którym mowa w §2 ust. 2 pkt 1 lit. c, Pracownicy Wyznaczeni automatycznie otrzymują powiadomienia o dostępie do takiego zgłoszenia celem dalszej weryfikacji.

3.           Wszyscy Pracownicy Wyznaczeni tworzą Komisję, która po zakończeniu postępowania wyjaśniającego, podejmuje decyzję o dalszych rekomendacjach Zarządowi w stosunku do sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

4.           Przewodniczącym Komisji jest Osoba Wyznaczona zajmująca stanowisko wskazane w § 3 ust. 1 lit. a.

5.           Każda osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń zobowiązana jest do przestrzegania niniejszej procedury, w szczególności do nieujawnienia informacji uzyskanych w trakcie pełnienia tej funkcji. Obowiązek taki jest o charakterze bezterminowym.

6.           Spółka działając zgodnie z art. 27 Ustawy udziela pisemnego upoważnienia Osobom Wyznaczonym do przyjmowania zgłoszeń, podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej. Wzór upoważnienia stanowi Załącznik nr 2 do Procedury.

7.           Osoba Wyznaczona, o której mowa jest w ust. 1 lit. c) powyżej, jest upoważniona do udzielania dalszych pisemnych upoważnień do przyjmowania zgłoszeń ustnych zgodnie z §2 ust. 2 pkt. 2 lit. b Procedury. Wzór upoważnienia dla takiej Osoby Wyznaczonej stanowi Załącznik nr 3 do Procedury. Pracownik, któremu udzielono dalszego upoważnienia, niezwłocznie przekazuje protokół zgłoszenia do Osób Wyznaczonych. Wzór dalszego upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń ustnych stanowi Załącznik nr 4 do Procedury.

8.           Spółka zgodnie z art. 29 Ustawy upoważnia Osoby Wyznaczone, o których mowa w ust. 1 lit. a),  b) powyżej, do prowadzenia rejestru zgłoszeń, w którym każde przyjęte zgłoszenie podlega zarejestrowaniu. 

9.           Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

10.        Spółka jest uprawniona również do powołania innej osoby, podmiotu zewnętrznego lub dodatkowej komisji odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń o naruszeniu. W przypadku zmiany podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń Spółka poinformuje o tym pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w Spółce.

§ 4. Postępowanie ze zgłoszeniem

1.           Osoba Wyznaczona, na wniosek osoby przyjmującej zgłoszenie, potwierdza zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał danych umożliwiających przekazanie potwierdzenia.

2.           Wszystkie zgłoszenia dotyczące naruszeń są traktowane z należną powagą i starannością, a także z zachowaniem bezstronności, obiektywizmu i poufności, w szczególności dotyczącej danych zgłaszającego i osób, których zgłoszenie dotyczy.

3.           Zgłoszenia naruszeń powinny być rozpatrywane zgodnie z kolejnością wpływu, chyba, że za nadaniem danej sprawie priorytetu przemawia waga lub charakter naruszenia.

4.           Niezwłocznie po wpłynięciu zgłoszenia dokonywana jest wstępna weryfikacja zgłoszenia. Wstępną weryfikację przeprowadza Osoba Wyznaczona zajmująca stanowisko wskazane w § 3 ust. 1 lit. a Procedury.

5.           Wstępna weryfikacja zgłoszenia może zostać zlecona do realizacji innej Osobie Wyznaczonej.

6.           Zgłoszenie może zostać odrzucone na etapie wstępnej weryfikacji zgłoszenia, jeżeli:

a)      wynik tej analizy wskazuje, że jest ono w sposób oczywisty bezzasadne.

b)     niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego,

c)      zgłoszenie – z uwagi na podmiot lub przedmiot – podlega wyłączeniu z procedury opisanej w Procedurze.

- w innych przypadkach wszczynane jest postępowanie wyjaśniające.

§ 5. Postępowanie wyjaśniające

1.           Postępowanie wyjaśniające prowadzi się z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia osób, których sprawa dotyczy.

2.           W trakcie postępowania wyjaśniającego wszystkie informacje zawarte w zgłoszeniu powinny być sprawdzone oraz obiektywnie ocenione.

3.           Osoba, której negatywne czyny stanowią jedynie przedmiot podejrzenia, do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego nie może ponosić odpowiedzialności dyscyplinarnej, a jakiekolwiek działania skierowane przeciwko takiej osobie, w związku ze zgłoszeniem są zabronione.

4.           Postępowania wyjaśniającego nie może prowadzić osoba, której dotyczy zgłoszenie, osoba będąca bezpośrednim przełożonym zgłaszającego, którego dotyczy zgłoszenie, ani osoba bezpośrednio podlegająca zgłaszającemu.

5.           W sytuacji, gdy w ocenie osoby prowadzącej postępowanie wyjaśniające zaistnieją okoliczności, które mogą rzutować na jej bezstronność w ocenie zgłoszenia, może ona zawnioskować do Zarządu Spółki o wyłączenie jej w tym postępowaniu.

6.           W przypadkach szczególnych Spółka może upoważnić niezależny organizacyjnie podmiot do podejmowania działań następczych celem wyjaśnienia zgłoszenia.

§ 6. Rozpatrywanie zgłoszenia

1.           W przypadku stwierdzenia naruszenia, w zależności od jego zakresu oraz rodzaju, Komisja rekomenduje Zarządowi podjęcie działań wskazanych w ust. 3 – 6 poniżej lub pouczenie danej osoby wraz z zobowiązaniem jej do powstrzymywania się w przyszłości od podejmowania naruszeń.

2.           Przewodniczący Komisji niezwłocznie po zakończeniu postepowania wyjaśniającego i udzieleniu rekomendacji Zarządowi przekazuje Sygnaliście informację zwrotną o wyniku postępowania. Termin na przekazanie informacji zwrotnej nie jest dłuższy niż 3 miesiące  od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia - 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

3.           Ust. 2 nie stosuje się w przypadku, gdy Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

4.           W przypadku stwierdzenia wyrządzenia szkody, Komisja może zarekomendować obowiązek jej naprawienia na zasadach określonych w zawartej pomiędzy stronami ugodzie lub na zasadach ogólnych wynikających z Kodeksu Cywilnego.

5.           W przypadku stwierdzenia istotnych naruszeń Komisja może zarekomendować Zarządowi wszczęcie postępowania dyscyplinarnego względem pracownika, w wyniku którego możliwe jest wymierzenie pracownikowi kary na zasadach określonych w Kodeksie Pracy lub podjęcie dalej idących kroków.

6.           W przypadku stwierdzenia przez Komisję podejrzenia popełnienia przez pracownika dopuszczającego się naruszenia czynu zabronionego będącego przestępstwem, udzielona rekomendacja powinna obejmować obowiązek zawiadomienia organów ścigania.

7.           W przypadku negatywnej weryfikacji zasadności zgłoszenia i oddalenia podejrzeń w nim zawartych przewodniczący Komisji przekazuje niezwłocznie zgłaszającemu informację o dokonanym zgłoszeniu oraz o przeprowadzonej weryfikacji zgłoszenia.

8.           Zgłaszającemu, który przy zgłoszeniu domniemanego naruszenia nie działał w dobrej wierze, lub który nie zachował poufności w zakresie zgłoszenia naruszenia, nie przysługują uprawnienia przewidziane w Procedurze. W takim przypadku Sygnalista może podlegać odpowiedzialności dyscyplinarnej, administracyjnej, cywilnej lub karnej.

9.           Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

§ 7. Ochrona sygnalisty oraz osób zaangażowanych

1.           Przyjmujący zgłoszenie działając w imieniu Spółki zapewnia zgłaszającemu oraz osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia lub powiązanym ze sygnalistą ochronę przed wszelkimi działaniami odwetowymi o charakterze represyjnym czy dyskryminującym lub innych przejawów niesprawiedliwego traktowania.

2.           W zależności od podstawy zatrudnienia oraz charakteru świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:

a)      odmowie nawiązania stosunku pracy;

b)     wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;

c)      niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku, gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

d)     obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;

e)      wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;

f)      pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;

g)     przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;

h)     zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

i)       przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;

j)       niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

k)     negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;

l)       nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

m)    przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;

n)     mobbingu;

o)     dyskryminacji;

p)     niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;

q)     wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

r)      nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;

s)      działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

t)       spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;

u)     wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty;

v)     wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;

w)    nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

x)     stosowanie gróźb podjęcia działań określonych w lit. a) – w) powyżej.

3.           W razie powzięcia przez przyjmującego zgłoszenie informacji o jakichkolwiek przejawach działań odwetowych na osobie zgłaszającej bądź osoby, której dotyczy zgłoszenie podjętych w związku ze zgłoszeniem naruszenia, podejmuje on wszelkie działania, jakie uzna za zasadne, w stosunku do wszystkich osób, których działania będą miały na celu stosowanie gróźb lub działań odwetowych.

4.           Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

§ 8. Poufność i ochrona danych osobowych

1.           Administratorem danych osobowych zgromadzonych w związku z postępowaniem dotyczącym zgłoszeń naruszeń przepisów prawa oraz ochrony sygnalistów jest Spółka. Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do prawnie uzasadnionych interesów realizowanych prze administratora.

2.           Dostęp do danych Sygnalisty oraz innych osób, których dane osobowe przetwarzane są w toku prowadzonego postępowania wyjaśniającego, może mieć tylko i wyłącznie osoba, która otrzymała pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w tym zakresie.

3.           Spełnienie obowiązku informacyjnego wobec Sygnalisty, który zgłasza naruszenie w sposób jawny, osoby, której dotyczy zgłoszenie, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej ze zgłoszeniem spoczywa na Osobie Wyznaczonej. Celem spełnienia obowiązku informacyjnego stosuje się klauzulę informacyjną.

4.           Spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie może zostać odroczone w przypadku, kiedy może ono powodować ryzyko uniemożliwienia lub poważnego utrudnienia przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. W takim przypadku Osoba Wyznaczona dokumentuje powody odroczenia spełnienia obowiązku informacyjnego. Klauzulę informacyjną Osoba Wyznaczona przekazuje niezwłocznie po ustaniu wskazanego ryzyka.

5.           Spółka nie będzie podejmowała działań w celu ustalenia tożsamości anonimowego zgłaszającego, za wyjątkiem sytuacji, gdy zgłoszenie wyczerpuje znamiona przestępstwa.

6.           Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

7.           Wszelkie kontakty ze Sygnalistą mają charakter poufny w stopniu umożliwiającym należyte wyjaśnienie okoliczności zgłoszenia danego przypadku i podjęcia stosownych działań.

8.           Tożsamość oraz dane osobowe osoby zgłaszającej naruszenie oraz tożsamość oraz dane osób, które są wskazane w zgłoszeniu podlegają ochronie zgodnie z przepisami prawa.

9.           Jeżeli sposób złożenia zawiadomienia lub jego forma nie pozwoli na zachowanie pełnej anonimowości zgłaszającego, przyjmujący zgłoszenie podejmuje odpowiednie środki w zakresie zachowania w poufności tożsamości zgłaszającego.

10.        Przekazanie informacji objętych zgłoszeniem następuje z zastrzeżeniem ich poufności i nie podlega ujawnieniu innym osobom, za wyjątkiem przyjmującego zgłoszenia oraz osób upoważnionych w celu przeprowadzenia czynności wyjaśniających lub kontrolnych wskutek zgłoszenia naruszenia.

11.        Osoba Wyznaczona niezwłocznie po otrzymaniu danych dokonuje pseudonimizacji danych Zgłaszającego i nadaje mu identyfikator, który będzie wykorzystywany podczas postępowania wyjaśniającego. Pseudonimizacja obejmuje wszelkiego rodzaju informacje umożliwiające bezpośrednią lub pośrednią identyfikację osoby dokonującej zgłoszenia, ze szczególnym uwzględnieniem tego, czy sama treść zgłoszenia nie wskazuje na tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia. Identyfikator stosuje się na wszystkich etapach postępowania wyjaśniającego.

§ 9. Zgłoszenia anonimowe

1.           Sposoby dokonywania zgłoszenia, określone w §2 Procedury stosują się odpowiednio do zgłoszeń anonimowych z zastrzeżeniem postanowień niniejszego paragrafu.

2.           W celu zachowania anonimowości, zgłoszenia dokonywane w formie wiadomości e-mail powinny być wysłane z prywatnego adresu e-mail, uniemożliwiającego identyfikację nadawcy.

3.           Sygnalista korzystając z grupowego  kanału składania zgłoszeń „Ethics and Compliance Line” w celu zachowania anonimowości podaje swój prywatny adres e-mail oraz tworzy własne hasło do zalogowania się do systemu. Adres e-mail ani hasło nie powinny zawierać danych umożliwiających identyfikację sygnalisty.

4.           W przypadku pisemnego zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem grupowego  kanału składania zgłoszeń „Ethics and Compliance Line” dalsza korespondencja, w tym przekazanie informacji zwrotnej odbywa się za pośrednictwem tego systemu.

5.           Jeżeli Sygnalista przy dokonywaniu anonimowego zgłoszenia wskazuje preferowany sposób kontaktu zwrotnego, jest zobowiązany do zabezpieczenia, aby dane kontaktowe nie pozwalały na identyfikację Sygnalisty.

6.           Spółka nie ponosi odpowiedzialności za ujawnienie danych Sygnalisty, w razie niedbałego zabezpieczenia przez Sygnalistę jego danych osobowych, w tym o których mowa w ust. 2-5.

7.           Nie jest dopuszczalne podejmowanie jakichkolwiek prób ustalenia tożsamości Sygnalisty, który postanowił zostać anonimowy.

8.           W razie ustnego zgłoszenia Osoba Wyznaczona zapewni anonimowemu sygnaliście możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy poprzez udostępnienie protokołu na adres e-mail podany przez takiego sygnalistę z zastrzeżeniem ust. 5 i 6.

9.           Zgłoszenie anonimowe podlega odrzuceniu w przypadkach określonych w §4 ust. 6 albo gdy, z treści zgłoszenia w sposób oczywisty wynika, iż sygnalista działa w złej wierze, a podane informacje o naruszeniu nie pozwalają na dalszą weryfikację okoliczności naruszenia. 

§ 10. Zgłoszenia zewnętrzne

1.           Sygnalista może dokonać również zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego, jeżeli w ocenie zgłaszającego zachodzi ryzyko działań odwetowych lub wymagają tego przepisy powszechnie obowiązujące.

2.           Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych uprawnione są Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny.

3.           Informacja o przyjmowaniu zgłoszeń zewnętrznych zostanie opublikowana w ustawowym terminie do dnia 25 grudnia 2024 r. na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich https://bip.brpo.gov.pl/pl.