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La gestion des risques pour les organismes publics : travailler avec des bénévoles

Les bénévoles jouent un rôle essentiel dans de nombreuses communautés. Grâce à leurs services, les organismes publics sont en mesure de mieux répondre aux besoins de la communauté. Le bénévolat, c’est l’occasion d’acquérir de nouvelles compétences, de donner de son temps et de faire partager son expertise.

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Les bénévoles jouent un rôle essentiel dans de nombreuses communautés. Grâce à leurs services, les organismes publics sont en mesure de mieux répondre aux besoins de la communauté. Le bénévolat, c’est l’occasion d’acquérir de nouvelles compétences, de donner de son temps et de faire partager son expertise. De plus, le bénévolat offre plusieurs avantages aux organismes publics qui peuvent ainsi améliorer leur capacité à servir leurs communautés respectives.

Considérant de plus en plus les bénévoles comme de véritables partenaires stratégiques, certains organismes publics s’intéressent à la possibilité de créer et de piloter des programmes de gestion des bénévoles et de leurs services. Il faut pour cela tenir compte d’une grande variété de risques, qu’il s’agisse du recrutement des bénévoles, de la vérification de leurs antécédents ou de leur supervision. Plusieurs de ces risques peuvent être gérés par la mise en œuvre d’un programme complet de bénévolat qui comprend un mécanisme de contrôle des risques.

Les directives suivantes mettent en avant les principaux aspects que les organismes publics doivent considérer afin d’intégrer des mesures appropriées à leur programme de bénévolat. Ce document ne doit pas être considéré comme une liste exhaustive et doit être utilisé conjointement avec les politiques et procédures internes, ainsi qu’en conformité avec les lois et règlements locaux.

Politique et procédures

Pour créer et piloter un programme de bénévolat, les organismes publics ont besoin d’une politique qui énonce clairement les rôles et les responsabilités des bénévoles et la manière dont ils doivent fournir des services au nom de l’organisme. Cette politique doit aborder les divers éléments du programme de bénévolat et comprendre des procédures qui décrivent en détail les étapes de la gestion du programme. De manière générale, la politique et les procédures d’un programme de bénévolat devraient porter sur les points suivants :

I.    Recrutement

La première étape pour s’assurer que les bénévoles sont en mesure d’accomplir leurs tâches consiste à sélectionner les candidats dont le profil correspond aux exigences du poste. Pour ce faire, il convient de recourir aux meilleures stratégies de recrutement et de sélection en se dotant de mécanismes de contrôle et de suivi précis lors du recrutement et de l’évaluation des candidats qui ont postulé ou qui sont envisagés pour un poste de bénévole.

A.  Description du poste

Les renseignements suivants doivent figurer dans la description d’un poste de bénévole. Chaque description de poste doit être adaptée de manière à répondre aux besoins particuliers de l’organisme et définir les rôles et responsabilités des bénévoles dans le cadre d’une activité, d’un mandat ou d’un événement précis.

  • Rôles et responsabilités
  • Compétences et expérience obligatoires ou souhaitables
  • Permis et certifications obligatoires ou souhaitables
  • Rapports hiérarchiques
  • Fréquence et durée de l’activité bénévole

B.  Vérification des antécédents

Les mesures suivantes doivent être adoptées dans le cadre du processus de vérification des antécédents pour évaluer l’aptitude et l’admissibilité d’un candidat à un poste de bénévole :

  • Énoncé de la description du poste
  • Autodéclaration relative à la candidature
  • Vérification des références
  • Vérification du casier judiciaire
  • Vérification de l’habilitation à travailler auprès de personnes vulnérables, si nécessaire

Les candidats qui ont postulé ou qui sont envisagés pour un poste de bénévolat doivent fournir les renseignements ou les documents suivants :

  • Curriculum vitæ
  • Copie du ou des permis valides, au besoin
  • Copie de la ou des attestations de secourisme, au besoin
  • Copies d’autres certificats pertinents pour le poste

C.  Entrevues

Pour évaluer l’aptitude et l’admissibilité d’un candidat à un poste de bénévole, il convient d’intégrer les règles suivantes au processus d’entrevue. Le candidat doit recevoir :

  • Une présentation succincte de l’organisme et du programme de bénévolat
  • Une présentation succincte de l’activité, du mandat ou de l’événement visé
  • Un survol des rôles et responsabilités du bénévole
  • L’intervieweur doit poser les types de questions suivantes qui ont été conçues pour recueillir des renseignements précis sur les compétences et les expériences liées à la personnalité, au style de travail et au comportement du candidat. Voici les types de questions qui peuvent être posées dans le cadre d’une entrevue :
    Questions sur les compétences
  • Questions sur le comportement (axées sur le passé)
  • Questions de mise en situation (axées sur l’avenir)

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II.    Intégration

Les candidats retenus devront suivre un programme d’intégration obligatoire où ils recevront la formation appropriée qui les sensibilisera aux politiques et aux procédures de l’organisme et qui leur donnera des directives en rapport avec le travail à faire dans le cadre d’un programme d’orientation structuré.

A.  Formation

Pour que les bénévoles accomplissent leurs tâches au meilleur de leurs capacités, il faut mettre en place un programme de formation solide.

  • Tous les bénévoles doivent assister à une formation générale d’intégration (en classe, virtuelle ou sur place) qui comprendra une présentation sur les politiques et procédures pertinentes.
  • Pour les postes qui nécessitent des compétences particulières, les bénévoles doivent suivre une formation d’intégration supplémentaire (en classe, virtuelle ou sur place), conçue par l’organisme public.
  • Chaque bénévole doit terminer la formation d’intégration avant d’assumer ses fonctions.

B.  Orientation

Les organismes publics doivent offrir aux bénévoles une formation sur le tas dès leur entrée en fonction. Pour ce faire, il faut désigner les personnes suivantes qui agiront à titre de personne-ressources :

  • Responsable ou superviseur
  • Collègue bénévole
  • Les bénévoles doivent pouvoir poser des questions et demander une rétroaction sur leur travail en tant que bénévoles.

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III.    Supervision

Une supervision efficace permet de s’assurer que les normes de niveau de service sont respectées ou dépassées et que les mesures de sécurité sont respectées.

  • Procéder à une évaluation du rendement pour surveiller et évaluer régulièrement le travail des bénévoles; utiliser, notamment, les mécanismes suivants pour recueillir des renseignements :
    • Tournées des responsables ou des superviseurs
    • Rencontres individuelles régulières entre le superviseur et le bénévole
    • Collecte de commentaires sur le service, en ce qui concerne :
      • Les plaintes
      • Les compliments
  • Mettre en place un système de communication avec les bénévoles pour fournir et recueillir des commentaires sur les activités de bénévolat. Ce système peut utiliser :
    • Des caucus
    • Des sondages (par exemple, un sondage anonyme ou confidentiel)
    • Des réunions d’équipe régulières

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Résumé

Les bénévoles jouent un rôle essentiel dans la prestation de services dans plusieurs communautés. Les organismes publics doivent donc prendre les mesures appropriées pour gérer les bénévoles comme des ressources stratégiques au sein de leur organisation. En mettant en place un programme complet de bénévolat, les organismes publics sont en mesure de prendre une approche équilibrée qui améliore leur capacité d’offrir des services à leurs communautés respectives, tout en tenant compte des risques les plus divers.

Pour toute question, communiquez avec votre représentant de Marsh.